Ich helfe dir dabei, dass dein Unternehmen fit für die Zukunft wird.
Wäre es nicht wunderbar, …
….wenn du dein Unternehmen mit mehr Leichtigkeit führen würdest? Wenn du dich auf den Arbeitstag freuen würdest? Wenn du Urlaub machen könntest ohne dir ständig Sorgen zu machen? Wenn deine Mitarbeiter selbstständiger arbeiten? Wenn du mit deinem Team gemeinsam Ideen oder auch Persönliches besprechen könntest?
Bei vielen Unternehmern ist es anders. Sie arbeiten gefühlt 24 Stunden am Tag. Dennoch bleibt kaum Zeit für Unternehmensaufgaben, für sie persönlich und für ihre Familie.
Der Grund ist, im Unternehmen sind Prozesse unstrukturiert, unübersichtlich und nicht effektiv eingerichtet. Vieles wird zu umständlich oder doppelt durchgeführt.
Das führt zu
- Unzufriedenheit beim Unternehmer und seinen Mitarbeitenden
- Personalmangel
- weniger Aufträgen und somit weniger Umsatz
- unzufriedenen Kunden
- steigenden Reklamationen
- gesundheitlichen Problemen
- familiären Problemen.
Momentan ist die Digitalisierung in aller Munde. Nun damit zu beginnen, die vorhandenen Prozesse zu automatisieren oder zu digitalisieren, endet oft in einem noch größeren Chaos. Nur mit strukturierten Abläufen, bei denen jeder Arbeitsschritt, die jeweiligen Verantwortlichkeiten und erforderlichen Dokumente transparent und eindeutig festgelegt sind, kann der nächste Schritt in die Zukunft gegangen werden.
Das ist auch dein Ziel? Dann ist es höchste Zeit für Veränderung!
So gehen wir gemeinsam die Veränderung an
1. Stärken-Schwächen-Analyse
Als erstes sehen wir uns die Situation in deinem Unternehmen an. Dabei prüfen wir bei wesentlichen Unternehmensprozessen:
- Was wird gemacht?
- Warum ist es erforderlich?
- Wie wird es durchgeführt?
- Wer ist dafür verantwortlich?
- Wann wird es erledigt?
- Wo wird es dokumentiert?
Aus den Ergebnissen leiten wir ab, wo es besonders gut läuft und wo es noch „hakt“.
2. Digitalisierungpotenzial
Wir prüfen, bei welchen Prozessen bzw. -schritten Möglichkeiten zur Digitalisierung bestehen. Die Umstellung auf digitalisierte Abläufe bietet sich z.B. an für
- Mitarbeitergewinnung
- Anfrage- und Angebotsprozess
- Terminvereinbarungen
- Kunden-Onboarding
- Kundenverwaltung
- Projektmanagement
- Buchhaltung
Nicht für jedes Unternehmen ist es sinnvoll, alle diese Prozesse zu digitalisieren.
3. Handlungsempfehlungen
Anhand der getroffenen Erkenntnisse erhältst du Handlungsempfehlungen, also
- Vorschläge, wie die festgestellten Schwächen abgestellt bzw. verringert werden können
- wie das ermittelte Digitalisierungspotenzial umgesetzt werden kann.
Gemeinsam diskutieren wir die Lösungsmöglichkeiten und du entscheidest am Ende, welche Maßnahmen umgesetzt werden.
Du bekommst alle Feststellungen, Ergebnisse und Lösungsvorschläge für dich aufbereitet ausgehändigt, so dass du jederzeit nachsehen kannst, was während unserer Zusammenarbeit besprochen wurde.
4. Unterstützung bei der Umsetzung
Sofern du Unterstützung bei der Umsetzung benötigst, helfe ich dir gern weiterhin. Diese kann z.B.
- Erstellung von Dokumenten, wie z.B. Leitfäden, Arbeitsanweisungen, Checklisten u.ä. oder
- Begleitung der Projekte hinsichtlich Umsetzung Digitalisierung
- Durchführung von Schulungen betreffen.
Hierzu werden im Vorfeld nochmals alle Aufgaben genau festgelegt. Für die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben verfüge ich über ein Netzwerk mit zuverlässigen Kooperationspartnern.
Die Herausforderung beginnt schon im Büro…
Die Erfahrung zeigt mir, dass die Herausforderungen oftmals schon bei der Arbeitsorganisation beginnen. Es sind nicht nur die Papierberge, die Kopfschmerzen bereiten, sondern auch das übervolle E-Mail-Postfach. Die Anzahl der Mails im Posteingang wird immer größer. Da keine Zuweisung an Mitarbeitende erfolgt, fühlt sich niemand für die Bearbeitung verantwortlich. So werden die Mails mehrmals von mehreren Personen gelesen, aber der Absender wartet vergeblich auf eine Antwort. Bereits da gehen Aufträge verloren.
Eine andere oft anzutreffende Situation ist, dass es keine Tages- bzw. Wochenplanung gibt. So wird jeden Tag ohne einen klaren Fokus in den Tag gestartet. Das führt dazu, dass viele Aufgaben begonnen, aber nicht beendet werden. Es werden keine Prioritäten festgelegt und auch Fälligkeitstermine fehlen. Externe Termine wechseln sich mit Aufgaben ab. Kaum hast du dich in eine Aufgabe hineingedacht, bist du bereits wieder auf dem Weg zum Kunden.
Kennst du weitere solcher Situationen?
Auch in diesen Bereichen steckt ein riesiges Potenzial Zeit und Kosten zu sparen. Aus diesem Grund biete ich zu diesen Themen auch gesonderte Workshops an.
Workshops
E-Mail-Chaos beseitigen
Ich zeige dir, wie du stressfrei deine E-Mails bearbeiten kannst und keine Mail „verlorengeht“. Dazu nehmen wir die wichtigsten Einstellungen in deinem PC vor, damit alle wesentlichen Funktionen jederzeit griffbereit sind. Die Vorgehensweise wird anhand Outlook gezeigt, ist aber auch auf andere E-Mail-Programme übertragbar.
Am Ende des Workshops weißt du, was du tun solltest, damit du zum Feierabend einen leeren Posteingang hast. Gleichzeitig kannst du sicherstellen, dass jede Anfrage per E-Mail beantwortet wird.
Dauer: ca. 2 Stunden
Aufgaben mit Outlook in den Griff bekommen
Ich zeige dir alles, was du zukünftig tun darfst, damit du sowohl Aufgaben, die aus erhaltenden E-Mails entstehen als auch Aufgaben, die tagtäglich zu erledigen sind, termingerecht und vollständig umgesetzt werden. Dazu gibt es in Outlook einfache und effiziente Möglichkeiten.
Am Ende des Workshops weißt du, wie du Aufgaben sinnvoll planst und deren Erledigung prüfst.
Dauer: ca. 2 Stunden
Termine mit Outlook in den Griff bekommen
Wenn der ganze Tag mit Aufgaben vollgepackt ist, wird es schwierig, auch noch Termine unterzubringen. Deshalb ist eine gute Planung wichtig.
Am Ende des Workshops weißt du, wie du die Planung am besten vornimmst, um keinen Termin zu verpassen und trotzdem alle Aufgaben fokussiert und störungsfrei vorzunehmen.
Dauer: ca. 1 Stunde
Bei jedem Workshop sehen wir uns zu Beginn an, wie die aktuelle Situation in deinem Unternehmen ist. Du erzählst mir, welche Probleme aus deiner Sicht auftreten und wie deine Vorstellungen sind, um Verbesserungen herbeizuführen.
Ich werde dir viele Tipps geben, aber du wirst auch selbst aktiv werden und das ein oder andere sofort umsetzen.
Zu allen drei Workshops erhältst du eine Präsentationsunterlage zum Nachschlagen, die dich bei der Umsetzung unterstützt.
Das kannst du zukünftig erreichen
- Effiziente Arbeitsprozesse erleichtern dir die Unternehmensführung.
- Wesentliche Arbeitsabläufe sind optimiert und digitalisiert.
- Die Schwachstellen sind dir bekannt und die Wege zu deren Behebung sind dir klar.
- Durch regelmäßigen Austausch erkennst du Probleme eher und kannst ihnen frühzeitig entgegen wirken.
- Die betriebswirtschaftliche Situation verbessert sich.
- Dein Unternehmensauftritt ist nach außen deutlich professioneller und zieht mehr Interessenten an.
- Endlich hast du Zeit für die eigentlichen Aufgaben und die Arbeit macht dir Spaß.
- Dein Team sitzt häufiger zusammen, entwickelt Ideen oder spricht auch über persönliche Dinge.
- Die Mitarbeitenden freuen sich darüber, dass du ein offenes Ohr für ihre Angelegenheiten hast.
- Die Zeit mit deiner Familie kannst du entspannt für gemeinsame Ausflüge nutzen und dich wieder auf den Urlaub freuen.
- Du hast endlich mehr Zeit für deine eigenen Hobbys.
Wichtiges für unsere Zusammenarbeit
Um dich bestmöglich zu unterstützen, ist es im Vorfeld wichtig, die Inhalte und Aufgabenstellungen sorgfältig zu besprechen.
Wie kommen wir in Kontakt?
Du kannst mir ein E-Mail schicken oder dich telefonisch bei mir melden.
Dann vereinbaren wir einen Termin für ein erstes Gespräch. Dieses kann telefonisch, per Zoom oder MS Teams oder wenn du aus der näheren Umgebung kommst, gern direkt vor Ort stattfinden.
In dem Gespräch klären wir, wie ich dich am sinnvollsten unterstützen kann. Eine genaue Abstimmung ist wichtig, um die zu erreichenden Ziele vorab abzustimmen und eine solide Grundlage für die Zusammenarbeit zu schaffen.
Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit, ist auch, dass wir menschlich miteinander verstehen und die Chemie zwischen uns stimmt. Wenn dem so ist, können wir starten.
Wie läuft unsere Zusammenarbeit ab?
Auf der Grundlage unseres Gespräches erstelle ich dir ein Angebot, welches wir gemeinsam besprechen.
Wenn du mit dem Angebot einverstanden bist und mit mir zusammenarbeiten möchtest, schicke ich dir gern einen Vertrag, eine Vertraulichkeitsvereinbarung und einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu. Ich versichere dir, dass deine Daten und die deines Teams bei mir vertraulich behandelt werden.
Wenn alle erforderlichen Belange geklärt sind, können wir starten. Ich freue mich auf unsere Zusammenarbeit!
Wann kannst du mich erreichen?
Du kannst mir jederzeit eine E-Mail schicken. Diese werde ich dir schnellstmöglich beantworten. Für mich ist es selbstverständlich, mich innerhalb von 24 Stunden bei dir zu melden, wenn du eine Frage hast. Bei besonderer Dringlichkeit natürlich umgehend.
Telefonisch bin ich in der Regel montags bis freitags von 08.00 bis 16.00 Uhr zu erreichen. Kann ich deinen Anruf nicht entgegennehmen, hinterlasse mir gern eine Nachricht und ich melde mich bei dir.
Was ist dir bei unserer Zusammenarbeit wichtig?
Wenn du an einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe, gegenseitigen Respekt und Ehrlichkeit interessiert bist, dann haben wir die gleichen Vorstellungen.
Wenn du möchtest, dass ich dich bestmöglich unterstütze, sind eine offene und wertschätzende Kommunikation selbstverständlich.
„Die Definition von Wahnsinn ist, immer wieder das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten. “
Albert Einstein